Worauf Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei Lohn- und Gehaltsabrechnung achten müssen

Es gibt einen Tag im Monat, auf den freuen sich Angestellte in der Regel ganz besonders: Der Zahltag. Endlich ist wieder neues Geld auf dem Konto, mit dem man sich kleine Alltagswünsche erfüllen kann. Doch so schnell das Gehalt auf dem Konto angekommen ist, so schnell verschwindet die Lohnabrechnung schon wieder zwischen Rechnungen und anderen Unterlagen, die ebenfalls monatlich zu Hause eintrudeln. Dennoch sollten sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber bei der Prüfung der Postenaufstellung Sorgfalt walten lassen, bevor das Dokument in den Akten verschwindet. Sind die Angaben nämlich nicht korrekt, droht im schlimmsten Fall viel Ärger. Hier erfahren Sie deshalb, worauf Chefs und Mitarbeiter bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung achten müssen.

Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?

Bevor es aber an die Details geht, muss zunächst diese grundlegende Frage erörtert werden. Beide Begriffe werden schließlich oft synonym verwendet, obwohl es einige kleine Unterschiede gibt:

Was müssen Arbeitgeber beachten?

Vorgesetzte bzw. Firmen, die Menschen einen bezahlten Arbeitsplatz bieten, sind schon allein vom Gesetzt her dazu verpflichtet, ihrem Personal monatlich eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung auszuhändigen. Schließlich handelt es sich um ein wichtiges Dokument, das Angestellte unter Umständen gegenüber dem Finanzamt, bei der Beantragung eines Kredits oder bei Abschluss eines Mietvertrags vorzeigen müssen. Zusätzlich kann der Mitarbeiter anhand seines Gehaltszettels nachvollziehen, welche Abzüge aus Brutto am Ende Netto machen. Die wichtigsten sind:

• Rentenversicherung
• Lohnsteuer
• Kirchensteuer
• Solidaritätszuschlag
• Krankenversicherung
• Arbeitslosenversicherung
• Pflegeversicherung

Was auf Lohn- und Gehaltszettel stehen muss

Eine tabellarische Auflistung all dieser Abschläge reicht jedoch noch nicht aus. Damit eine Abrechnung alle rechtlichen Vorgaben erfüllt, dürfen auf dem Dokument folgende Informationen nicht fehlen:

1. Allgemeine Informationen
   ✓Grundsätzliche Daten:
   Dazu gehören der vollständige Name des Mitarbeiters, dessen Adresse sowie Personal- oder Abteilungsnummer.
   ✓Persönliche Angaben:
   Ohne Geburtsdatum, Steuer- sowie Sozialversicherungsangaben geht nichts.
   ✓Aufstellung der Arbeitszeit:
   Wann wurde der Arbeitnehmer eingestellt? Auf wie viele Urlaubstage hat er Anspruch und auf wie viele Abwesenheitstage kommt er? All das muss korrekt dokumentiert sein.
   ✓Besondere Hinweise:
   Zu guter Letzt müssen Stundenlohn, wöchentliche Arbeitszeit, bestimmte Kostenstellen sowie die Inanspruchnahme der Elternzeit ebenfalls registriert werden.
2. Brutto- und Nettoaufstellung
   In diesem Teil der Abrechnung geht es ans Eingemachte. Zunächst wird die Zusammensetzung des Bruttogehalts oder -lohns nachvollziehbar abgebildet. Diese besteht aus den monatlichen Bezügen wie Stundenlohn, Urlaubsgeld und Feiertagszuschlägen. Anschließend folgt eine Übersicht der oben genannten Abzüge inklusive deren Gesamtsumme, die vom Bruttolohn abgezogen wird. Das jeweilige Ergebnis ist das Nettogehalt, das optisch als „Auszahlung“ am besten noch einmal hervorgehoben wird. Wer bisher noch wenig Erfahrung in Sachen Mitarbeiterbezahlung hat, kann sich mit dieser hilfreichen Zusatzlektüre in Sachen Gehaltsabrechnung noch ein paar Tipps holen.

Auf was sollten Angestellte besonderes Augenmerk werfen?

Wer als Mitarbeiter in einem Unternehmen monatlich eine Lohn- oder Gehaltsüberweisung erhält, sollte zumindest einen kurzen, prüfenden Blick darauf werfen. Genauer hinsehen sollte man ebenfalls direkt nach dem Jahreswechsel. Hier schleichen sich im Zuge der Bearbeitung gerne einmal Fehler ein, wenn sich im Lauf des Vorjahres Änderungen ergeben haben. Prüfen sollte man insbesondere diese Faktoren:

• Freibetrag des Lohnsteuerabzugs
• Angegebene Lohnsteuerklasse
• Höhe des Kinderfreibetrags
• Abgabe der Kirchensteuer
• Krankenkassenzahlung (Hier kann sich in manchen Fällen ein Wechsel auszahlen)

Ansonsten sind Beschäftigte verpflichtet, Änderungen der persönlichen Daten sowie der privaten Verhältnisse zeitnah an die Personalabteilung weiterzugeben. Wird diese nicht informiert, besteht im schlimmsten Fall kein Anrecht auf finanzielle Erleichterungen. Falls sich doch mal ein Fehler eingeschlichen hat, dürfen Mitarbeiter selbstverständlich gegen ihre Lohn- oder Gehaltsabrechnung Widerspruch einlegen. Dies sollten sie am besten schriftlich tun, um bei eventuellen Unstimmigkeiten einen belastbaren Beweis vorweisen zu können. Panik muss dabei aber nicht aufkommen. Die Verjährungsfrist beträgt in solch einem Fall drei Jahre.

Sorgfalt walten lassen und Fehler offen ansprechen

Lohn- oder Gehaltsabrechnungen an sich sind kein Hexenwerk. Wenn sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer bei der Prüfung der angegebenen Daten Aufmerksamkeit und Sorgfalt walten lassen, besteht in den wenigsten Fällen Grund für steuerrechtliche Probleme. Falls eine Kalkulation doch einmal fehlerhaft sein sollte, haben Angestellte immer noch das Recht, eine Nachzahlung bzw. Berichtigung einzufordern.